Для выполнения доставки в точном соответствии с планом чрезвычайно важна правильная подготовка. Сопроводительные документы подтверждают право использования автомобильного транспорта для перевозки определённого груза. Они должны быть оформлены в точном соответствии с нормами действующего законодательства. При ошибках проверяющие органы имеют право выписать штраф, применить иные меры административных наказаний. В худшей ситуации запрещается дальнейшее передвижение.
Содержание
Общие требования, целевое назначение документов
Должным образом составленные сопроводительные документы на перевозку груза необходимы не только для успешного прохождения проверок сотрудниками ГИБДД. С их помощью решают несколько задач:
- организуют внутренний бухгалтерского учёт у продавца и покупателя, транспортной компании;
- уточняют действительные сроки отгрузки, выполнение других пунктов договоров между контрагентами;
- проверяют действия водителя и других работников, начисляют заработную плату;
- оформляют отчёты региональным органам налоговой инспекции.
При выполнении международных перевозок дополнительно контролируется выполнение норм таможенного кодекса и других правил, регламентирующих внешнеэкономическую хозяйственную деятельность.
Специальные требования нужно выполнять при перевозке следующих категорий грузов:
- скоропортящихся;
- опасных (оформление разрешения на перевозку опасных грузов);
- крупногабаритных (получение разрешения на перевозку негабаритных грузов);
- продуктов питания;
- животных.
Какие документы должны быть у водителя при перевозке по территории России
Водитель должен иметь с собой действующее удостоверение стандартного образца, подтверждающее необходимую для управления определённым транспортным средством квалификацию (категорию). Чтобы передвигаться без проблем по дорогам общего пользования за границей необходимо иметь документ, оформленный по международным стандартам.
О владении автомобилем свидетельствует ПТС. Если водитель не является собственником, необходима нотариально заверенная доверенность от владельца. Сотруднику транспортной компании надо иметь с собой копию трудового контракта. Аналогичным образом подтверждает правомочность сопровождения груза экспедитор.
Все участники дорожного движения (грузовики, автопоезда) должны быть застрахованы по системе ОСАГО. Полис оформляют на каждого водителя специализированные компании, имеющие соответствующую лицензию. Стоимость зависит от общей массы, мощности, режима эксплуатации транспортного средства, возраста и опыта шофера.
Предприятие перевозчик оформляет путевой лист на каждый рейс. Есть формы, в которых указывают несколько последовательных поездок. Максимальный срок действия – один месяц. В стандартном бланке есть номерной идентификатор и графы для занесения следующей информации:
- наименование компании;
- марка автомобиля, государственный регистрационный номер;
- расход бензина/ дизельного топлива;
- дата составления документа;
- номер ТТН.
Путевой лист предоставляют отправителю, который указывает время завершения погрузки. Дополнительные отметки помогают контролировать действия водителя на маршруте. В отдельных графах записывают данные о прибытии в место назначения. Частью типового бланка является отрывной корешок. Его оформляют полностью в процессе выполнения заявки, после чего вместе с чеком на оплату передают заказчику.
Талоном подтверждается успешное прохождение регулярного технического осмотра. На нём указан срок действия (год и месяц). Для передвижения по зарубежным трассам приобретают и устанавливают под ветровое стекло специализированные наклейки. При перевозке некоторых категорий грузов необходимо иметь лицензию, разрешение ГИБДД. Подробно о дополнительных требованиях рассказано ниже, в соответствующем разделе публикации. Перевозка документов осуществляется с обеспечением сохранности. Недопустимы повреждения, исправления и дефекты, затрудняющие чтение.
Заполняем ТТН (товарно-транспортную накладную)
Основные сведения для проверяющих органов и учёта заносят в товарно-транспортную накладную (ТТН). Её выписывают в четырёх экземплярах:
- первый – остаётся у отправителя для списания ТМЦ в бухгалтерском учёте;
- второй передают получателю;
- третий – отправляют заказчику вместе с оформленным счётом за выполненные услуги;
- четвёртый остаётся у перевозчика, как часть обязательной первичной документации.
Отдельный комплект делают для каждой партии/ получателя груза. В некоторых ситуациях количество ТТН изменяют. Так, достаточно использовать только три экземпляра для организации учёта насыпных материалов, которые замеряют по весу. Эти документы на перевозку груза по РФ составляют по типовой форме «1-Т». Для зарубежных доставок пользуются международным стандартом CMR.
Отечественный образец состоит из двух частей, транспортной и товарной. Чтобы ускорить процесс оформления до прибытия грузовика можно записать:
- дату;
- реквизиты сторон;
- адреса погрузки/ выгрузки;
- сведения о грузе с кодами, стоимостью, количественными показателями.
После завершения погрузки в ТТН указывают:
- идентификационные данные сопроводительного путевого листа, водителя, транспортного средства;
- перечень сертификатов и других дополнительных документов;
- сведения о пломбах.
Итоговый документ заверяет отправитель, подписывает водитель/ экспедитор. Перевозчик заполняет разделы:
- маршрут;
- классификацию груза;
- расчёт услуги с расстоянием, другими исходными данными.
При получении отмечают:
- время, потраченное на разгрузку;
- соответствие пломб образцовым оттискам;
- количество товарных мест, массу и другие параметры груза.
Приемо-сдаточную документацию подписывает водитель/экспедитор и ответственный сотрудник получателя.
Документы для перевозки грузов автомобильным транспортом дополняют договором. Водителю достаточно иметь с собой копию, заверенную нотариально. Этот документ определяет взаимные отношения между владельцем груза и транспортной компанией. В нём указывают права и обязанности сторон, механизм оплаты услуг, штрафные санкции и степень ответственности. Для удобства при длительном сотрудничестве подписывают долгосрочный многоразовый контракт. Изменения и разовые задания оформляют приложениями.
Какие документы нужны водителю для перевозки груза особой категории
Чтобы доставить в хорошем состоянии замороженные/охлаждённые изделия применяют специальные прицепы. В этих случаях обычные документы на перевозку груза дополняют книжкой. Туда заносят сведения о реальной температуре в рефрижераторе во время прохождения маршрута. Алгоритм контрольных действий устанавливают по согласованию с отправителем.
Для некоторых товарных позиций нужны следующие дополнения:
- продукты питания – санитарный паспорт;
- алкоголь/ продукция, содержащая спиртовые компоненты – справка с двумя разделами «А» и «Б»;
- животные – ветеринарный паспорт.
Транспортное средство, перевозящее опасные грузы, обозначают специальной табличкой.
Такое требование распространяется на следующие позиции:
- взрывчатые материалы разных классов;
- газы;
- легковоспламеняющиеся, самовоспламеняющиеся, окисляющие вещества в твёрдом и жидком состоянии;
- радиоактивные материалы;
- пероксиды органической группы;
- едкие, ядовитые, инфекционные вещества.
В таких ситуациях обычные документы, необходимые для перевозки грузов автомобильным транспортом, дополняют:
- специальным удостоверением на право выполнения перевозки опасного груза;
- подтверждением подготовки водителя к выполнению соответствующих рабочих операций;
- сертификатами, удостоверяющими качество груза/упаковки;
- разрешением регионального отдела ГИБДД на перевозку грузов данной категории определённым транспортным средством;
- описанием маршрута;
- контактными данными ответственных сотрудников перевозчика.
Для занесения необходимых данных пользуются изменённой формой путевого листа, в которой сделана специальная отметка. Сопроводительные документы на перевозку груза автомобильным транспортом дополняют разрешением ГИБДД при организации доставки в очень сложных погодных/дорожных условиях. Его оформляют при движении колонной, состоящей из трёх и более единиц техники. При перемещении крупногабаритных и особо тяжёлых грузов кроме согласования, необходима оплата государственной пошлины.
